Опыт тайм-менеджмента и выбор современного ToDo сервиса

Приветствую.

Это заметка о тайм-менеджменте рядового менеджера, руководителя небольшого отдела который является самостоятельной, небольшой частью бизнеса компании. Мы делаем интернет-проекты. Так как направление самостоятельно, приходиться решать кучу разноплановых задач что в итоге вылилось в острую необходимость системно вести дела, как свои, так и контролировать работу всего отдела.

Увлекся тайм-менеджмент благодаря книге Архангельского, сделал выводы и за год выстроил определенную схему работы, она будет ниже. У меня работа в общем-то занимает большую часть жизни, поэтому ведение дел и сводилось к ведению рабочих вопросов. Сейчас пришел к выводу что часть дел, желаний, просто идей не связанных с работой – теряться, и необходимо немного переосмыслить систему ведения дел и включит в нее всю свою деятельность.

Поэтому хочу поделиться своим опытом, рассказать о планах и получить дельные советы.

Что есть.

Я не следовал каким либо техникам, будь то GTD или какая другая, все выработал исходя из собственного видения.

1. Весь отдел я завел на работу в 4 системы, это позволяет мне достаточно хорошо контролировать всю деятельность отдела:

• Первый это естественно почта, инструмент — Outlook, если мне необходимо конкретное действие по письму — ставиться задача.
• Персональные задачи ведутся так же в Outlook, это второй инструмент. Здесь также фиксируются встречи.
• Третий – система управления проектами, которую мы разработали сами, так как не одна из существующих не решала всех задач (очень понравился readmine, но тоже не подошел по ряду причин, teamer неплох, простой, но его не хватает по управленческим фичам). Соответственно все задачи по проектам, которые находятся в разработке, ведутся только в ней.
• Четвертый – это система технической поддержки, принимаем заявки от клиентов оп проектам на поддержке и даем ответы в ней, почти не используем на поддержке телефон или почту.

Еще у нас есть общий сетевой ресурс, куда выкладываться документы, бекапы и т.д. по завершенным проектам. Задачи и встречи синхронизирую со смартфоном.
Были идеи, как объединить системы 3 и 4, но решил, что максимум будет некоторая интеграция, так как системы все же решаю разные задачи.

Не объединяю персональное планирование и совместную работу по проектам, здесь то же системы решают разные задачи, красиво объединить нелегко, в разных системах можно более эффективно и просто вести дела.

2. Собственные дела я разделил на несколько направлений:

• Управление
• Продажа
• Реализация
• Маркетинг
• Сотрудники
• Технологии
• Партнеры

У меня на диске соответствующие директории, в которых я храню файлы, письма раскладываться по аналогичным папкам, задачи классифицируются по этим же группам. Последовательность задач, в некоторой степени, показывают приоритет задач, если сроки и важность будут одинаковы.
Задачи в Outlook удобно сортируются и по группам и по времени.

3. Ведение дел

Есть планы на год, которые выражаются в измеримых и целях.
Есть планы на месяц, которые выражаться в конкретных задачах.
По этим 2м пунктам все плохо – это excel.

Далее, по понедельникам, у меня планерки с менеджерами проектов, по пятницам отчеты. Здесь все кратко, обзор проектов, текущих этапов по ним, отличный инструмент чтобы видеть как идут дела у отдела в общем, где зависли, и нужно мое внимание или участие.

На каждый день я планирую 5 важных дел, которые нужно решить, 3 из них – неотложных. Полюс еще несколько мелких дел, которые еже подходят по срокам, но не так важны.
План проходит направлениям деятельности, по задачам, смотрю какие нужно решить сегодня.
2-3 часа резервирую под внеплановую оперативную деятельность.

Что пробую и хочу найти.

Понял что нахватает некой штуки для хранения идей, неоформленных до конца задач, или просто интересной информации, над которой сейчас некогда поработать. Такой штукой для меня стал Evernote, думаю никому его представлять не надо.

Выбор Evernote был очень прост, во первых это именно тот инструмент – удобный блокнот, только электронный. Во вторых, на мой взгляд, компания сделала гениально важную и простую вещь – они не стали делать выбор за on-line сервисом или десктопным приложением, они их совместили, охватим тем, наверно, всю возможную аудиторию.

Сейчас у меня стоит клиенты на рабочем ноутбуке и на домашнем компьютере – просто супер удобно. Веб-интрефейс по сути не использую, но очень греет мысль что при необходимости смогу быстро получить доступ к своим идеям с любого компа, где есть инет, или легко получить информацию на новый компьютер.

Далее начал поиск некоторого сервиса, который позволит вести дела и рабочие и домашние и вообще цели всей жизни (чтобы не забыть чего, мало ли) в одном месте.
Требования сформировал так:

• Удобная фиксация целей и долгосрочных задач на год.
• Тактическое планирование на месяц и неделю.
• ToDo листы на день.
• Классификация задач, 2-3 уровня (лучше 1 уровень — разделы, 2-й и 3-й теги)
• Календарь для планирования встреч и других дел в формате определенного промежутка времени.
• Система должна быть «зележобетонной» работать как часы.
• Система должна в обязательном порядке иметь и on-line интерфейс и десктопную версию для off-line работы, синхронизации данных между разными компьютерами (в общем как Evernote)

Нашел 2 подборки: catalogr.ru/todo/ и www.priacta.com/Articles/Comparison_of_GTD_Software.php. на последнем прям большой список с указанием что может или не может, под какие платформы.

Наиболее интересные, на мой взгляд, сервисы:
1. Racios (www.racios.com)
Продуманный инструмент, не просто очередной ToDo а-ля GTD. Все идет от целей на год, есть система отметки успешный дней, ежедневные дела. Обещаю десктопную версию.
Лично мне немного «тесно» в их системе целей от года до дня, пожалуй банальный список (или дерево) дел ближе, когда его весь можно окинуть взором. Тут совсем не проследить иерархию от цели на год до задачи на день. В любом случае версии для десктопа пока нет.

2. Doit.im (www.doit.im)
По функционалу не плох, скорость работы веб-интерфеса, субъективно конечно, немного неторопливая. Почему-то под Windows нет доступного для скачивания клиента, хотя в описании заявлено. Если появиться – рассмотрю этот сервис подробно.

3. Smthngs (www.thn.gs)
На хабре было пару постов от автора, все понравилось в этом сервисе. Жаль off-line режим не совсем таковой.

4. И сервис, который по описанию был прост идеал — EasyTask Manager (www.orionbelt.com/productMac.php).
Идеалом не оказался. Есть on-line сервис, есть софтина на десктоп. Оn-line сервис в бете и работает только на чтение, русские буквы показывает иероглифами.

5. Flashpoint (40hz.org/Pages//Flashpoint)
Уже скрины на сайте не порадовали, не знаю, как на такую картинку можно смотреть ежедневно: