Стив Павлина. Управление временем
Системы Управления временем за последние годы стали чрезвычайно популярны… и на то есть причина. Основная польза от таких систем – это возможность оптимизировать то, как вы тратите свое время, с тем, чтобы получить наилучшие, насколько это возможно, результаты в кратчайшие сроки. Но за такие системы приходится платить. Эта плата – время, которое вы потратите сначала на изучение, а затем – на поддержку системы. Вообще, чем сложнее система, тем дороже обходится её использование. Чем больше времени вы тратите на управление вашей системой, тем меньше времени вы потратите впоследствии, пожиная плоды возрастающей продуктивности вашей работы.
С начала 90-х, я занимался глубоким изучением управления временем, жадно поглощая существующие сведения по этой теме и используя метод проб и ошибок. Я прочёл целую полку книжек, прослушал сотни часов аудио уроков по управлению временем и проштудировал десятки статей по данной теме. Я применил различные системы управления временем, включая Franklin-Covey, Getting Things Done от David Allen, и Rapid Planning Method от Anthony Robbins (некогда называемый Outcome-Purpose-Action или OPA). Я использовал программное обеспечение для песонального компьютера типа Microsoft Outlook, компьютеры Palm и бумажные блокноты. Если бы существовала степень Ph.D по управлению временем, то я бы прошёл программу обучения несколько раз.
Изучение управления временем стало чрезвычайно полезным предприятием. Хотя утверждения людей, продающих что-то из этой области, часто являются преувеличением и пусканием пыли в глаза, мне удалось извлечь из применения лучших идей истинную выгоду для продуктивности. Как я писал в статье «Do It Now», мне удалось пройти в колледже два курса обучения за три семестра, в значительной степени благодаря применению различных методов управления временем, некоторые из которых экстремальные. За полтора года я прошёл ту же программу, что другие студенты походили за 4 года, но мне удалось уместить её в гораздо более короткий период времени, взяв нагрузки втрое больше обычного. Однако, я не считаю это выдающимся достижением. Я думаю, вполне возможно, так же интенсивно, как и я изучая управление временем, достичь похожих результатов. Правда жизни такова, что большинство людей настолько невероятно плохо управляют своим временем, что минимальная продуктивность персонала воспринимается как должное. Таким образом, каждый, кто сможет последовательно изо дня в день использовать 80% своего времени на разумную эффективную деятельность, достигает результатов, превосходящих ожидания. Например, средний студент колледжа, использует приблизительно 20 – 30% своего потенциала, и кроме академической успеваемости я имею в виду их общественную жизнь. Большинство людей не подозревает, насколько у них плохи дела с управлением временем, пока не появляется кто-то более успешный в этом деле, по сравнению с которым они явно проигрывают.
Системы управления временем
На первый взгляд кажется, что отличное управление временем достигается с помощью очень хорошей системы управления временем. Но я пришёл к выводу, что это не так. Я считаю, что общая идеология управления временем, гораздо важнее любой системы. И принцип управления временем прост: нужно ценить своё время. Это на самом деле вопрос чувства собственного достоинства. Если вы рассматриваете свою жизнь ценной и значимой, то точно также вы будете относиться к своему времени. Если вы тратите много времени понапрасну, то у вас нет особых причин хорошо управлять своим временем. Никакая система не принесет ощутимого результата, пока вы не обратитесь к основополагающему принципу самоуважения. Если в вашей жизни нет серьёзной цели, то ничего не сможет заставить вас улучшить ваши навыки управления временем. Возможно, при этом время от времени у вас будет появляться мотивация к продвижению, но её хватит не надолго.
Системы управления временем кажутся привлекательными. Они заманивают вас обещаниями значительного роста продуктивности труда, увеличения свободного времени, растущего дохода, повышения чувства собственного достоинства. И некоторые из этих полезных вещей в самом деле могут быть реализованы. Однако, есть еще вариант развития событий: ваша система может служить отвлекающим фактором, который не даст вам достигнуть реальных целей. Вы обнаужите, что тратите все больше и больше времени на вспомогательные действия, такие как организация, расстановка приоритетов целям и изучение нового программного обеспечения. Фактически, выполнение задач, для работы с которыми создана ваша система, становится почти излишним… возможно даже раздражающим. Вместо того, чтобы помогать вам повышать продуктивность, ваша система маскирует низкую продуктивность. Это общая проблема для людей, не определившихся с целью в жизни. Система предоставляет иллюзию продуктивности, но по сути это просто мыльный пузырь. В ней ничего нет. В целом все задачи не сводятся ни к чему, кроме бесполезной работы и незначительных действий. Будут ли эти действия выполнены, или нет – мало повлияет на положение вещей. Во всяком случае в длительной перспективе. Если вы находитесь в такой ситуации, вы просто упустили из виду настоящую идею управления временем.
Что такое управление временем?
Давайте абстрагируемся от всей этой сложности и на некоторое время вернемся к истокам. Что такое управление временем? Суть управления временем состоит в следующем:
- Решите, что вы хотите делать
- Сделайте это
На первый взгляд кажется, что это очень простые шаги. Даже ребенку под силу. Однако, если мы посмотрим на них сквозь призму оптимизации, они становятся гораздо сложнее. Для того, чтобы оптимизировать эти шаги, мы должны заняться определением «правильного» или «наилучшего» способа выполнения для каждого шага. Не трудно заметить, что некоторые комбинации решений и действий приводят к лучшим результатам, нежели другие. Таким образом, теперь наш вопрос формулируется так: «Какое действие лучше всего сейчас предпринять, и какой способ сделать это является наилушим?»
Ответ на этот вопрос должен быть главной целью любой системы управления временем. Конечно, существуют побочные полезные эффекты, такие как организованность, ясность и уменьшение стресса. Но в конечном итоге все эти полезности служат процессу «решение-действие». Что вы собираетесь делать и как вы собираетесь это делать?
Когда я начинал изучать управление временем, я обнаружил, что большинство существующей литературы было сфокусировано на 2-м шаге. Большое внимание было уделено тому, как доводить дела до конца. Это хорошая модель для работников, для которых задачи определены, но это устаревшая промышленная модель и она не подходит современному рабочему, который имеет гораздо больше свободы в выборе своих задач и даже своей карьеры. Если шаг первый сделан неправильно, то не важно, как вы выполните второй шаг. Если вы решили сделать не то, что надо, не имеет значения, как вы будете это делать.
Решаем, что делать
Шаг первый гораздо сложнее шага второго, и, вероятно, по этой причине я нашёл так мало внятного изложения этой темы. Franklin-Covey – из наиболее популярных систем, которая разумно берется за первый шаг. Эта система в большей степени оперирует с такими абстрактными понятиями, как миссия, роли и цели, нежели с низкоуровневыми: проекты и действия. Тем не менее, я не думаю, что система Franklin-Covey работает на достаточно высоком уровне абстракции. Многие утверждения из миссий, созданные этой системой, которые я видел, особенно те, что предназначены для компаний, не представляли из себя ничего, кроме пустой болтовни.
Следующий более высокий уровень абстракции после ролей, целей и миссии – это контекст. Рассматривайте это как ваше понимание реальности на данный момент, а также ваша роль в ней. Если вы меняете ваш контекст, то меняется также все остальное. Например, если вы меняете ваши религиозные убеждения, то вы можете столкнуться с изменениями в ваших отношениях с людьми, а также с изменениями в карьере.
Точность превыше всего
Наиболее важный аспект контекста – это точность. Или ваш контекст является точной моделью реальности, или нет. Это включает и ваши самые неприкосновенные религиозные верования, и возможность того, что ваши убеждения могут даже изменить вашу внешнюю реальность. Если вашими действиями руководят неточные убеждения, то очень вероятно, что ваши действия будут неэффективными. Человек, общие убеждения которого не точны, просто не может быть ни в каком полезном смысле продуктивным. Он может заниматься переливанием из пустого в порожнее.
Я начал изучать управление временем на уровне проектов и действий, но потом стал применять нисходящий подход. Сейчас я гораздо больше озабочен проблемой, как делать нужные вещи, а не тем, как правильно что-то делать. Я потратил ощутимое количество времени, пересматривая свои убеждения, выискивая несоответствия между моими убеждениями и жизненным опытом, и исследуя другие возможные установки, которые могли бы оказаться более точными. В то время как работа на уровне проектов и действий приводит к небольшому росту продуктивности, работа на высоком уровне – на уровне контекста и цели – способна обеспечить существенный прорыв. Этот процесс привел меня к тому, что я ушёл из разработки компьютерных игр и начал работать в области развития личности. Когда мой контекст изменился, изменилось всё, включая мою миссию, цели, проекты и действия.
Я верю, что наиболее важное, что я могу сделать для управления моим временем, это постараться понять реальность настолько точно, насколько это возможно. Помимо всего прочего это означает, что я не могу игнорировать данные. Весь мой опыт, всё, что как мне кажется, я знаю – всё это должно быть каким-то образом внедрено в мой метод управления временем. Не должно быть никаких несоответствий. Мои убеждения, мышление, действия должны быть согласованы с реальностью.
Разрешение несоответствий
Одна серьёзная ошибка в управлении временем, которую допускают люди, это то, что они допускают существование несоответствий в жизни, никогда осознанно не прибегая к разрешению этих несоответствий. Это хорошо заметно в случае с религией. Люди считают священными определенные верования, но им не удается вести себя в соответствии с этими верованиями. Они это скрывают или считают себя слабыми. Почему? Потому что каждый из них какой-то частью своего сознания чувствует, что его убеждения правильные, а другой частью чувствует, что убеждения неправильные. Но вместо разрешения конфликта, он старается не думать об этом. Разрешение данного несоответствия вероятно приведёт к серьёзному перевороту в жизни, и он боится, как бы чего не вышло. И поэтому вместо попыток разрешения конфликта он вновь и вновь проходит через губительный самообман и чувство неудовлетворенности от своей неспособности соответствовать некому стандарту, с которым он не согласен полностью, но которому должен по своему убеждению следовать.
Переворот, вызванный разрешением внутренних противоречий возможен, но это не означает, что вы должны бояться его. Я прошёл через некоторые существенные изменения в результате следования этому пути, и это всегда трудно. Но я не могу согласиться с логикой, когда придерживаются заведомо некорректной системы взглядов. Как только появляется новые сведения (или новое понимание известных сведений), я должен найти способ использовать их. В крайнем случае я должен избавиться от конфликтующих убеждений, пока я ищу подходящие.
Несмотря на все сложности, этот подход меня в высшей степени порадовал. Проблемы, с которыми я боролся годами, просто испарились, как только я приспособил мои убеждения к моему опыту вместо слепой веры в то, что мне говорят люди. В мире так много ложных убеждений (особенно взятых из СМИ), что становится серьёзной задачей доверять себе и своему мышлению, когда каждый говорит, что вы не правы.
Например, одно из первых убеждений, которое я нашёл некорректным, это убеждение в том, что мне нужна работа. Часть меня чувствовала, что я должен наняться на работу – это как то, что нужно делать после колледжа, – но другой части не нравилась идея быть обязанным каждый день ходить на работу и получать от начальника указания, что делать. Я безучастно смотрел на бланк заявления. Я с трудом мог себя заставить писать резюме. Просто вся эта идея интуитивно казалась мне не правильной. И определенно я в этом не одинок. Но большинство людей делают все возможное, чтобы отключить это чувство. Каждый день они ходят на работу, но на самом деле им это не нравится. Они, напротив, не ходили бы на работу, если б могли себе это позволить. Вместо того, чтобы смириться с этим противоречием, как, кажется, поступил бы каждый, я вознамерился решить его. В результате я нашел способ хорошо жить без работы на кого-то. По началу это бы не лёгкий путь, но в дальнейшем было уже намного проще, особенно когда я заметил результаты, которых достигли люди, придерживающиеся подхода «я должен найти работу». Очень мало, кто из них выглядят счастливыми и состоявшимися в жизни. На работе они делают вид, что все нормально, но в глубине души у них печаль и чувство безысходности. И с каждым годом это усугубляется. Лично я не считаю, что большинство работ очень полезны, имея в виду, что они делают в отношении духа человека. Уверен, есть исключения, но норма именно такова.
Несмотря на то, что множество людей говорит мне: «Найди работу!» (часто с различными стандартными словечками, завершающими это предложение), я никогда не устраивался на работу после колледжа и я самый счастливый из всех безработных. Я просто осознал, что быть нанятым – это не то, что я хочу, и я заметил, что люди, имеющие работу, кажется, тоже не особо этого хотели. Итак, я не последовал их совету и вместо этого послушался своей интуиции (Я уже рассказывал, как я это сделал в подкасте № 6: «Как зарабатывать деньги без устройства на работу»). Распутывая эти противоречия в моих убеждениях и разрешая их, я смог достигнуть для себя лучшего результата – хороший доход, блестящие возможности в карьере и интересная общественная деятельность без ограничений, которые накладывают служебные обязанности. И что самое лучшее – я ужасно счастлив.
Управление временем в конечном итоге сводится к тому, что управление временем – это просто точность. Для того, чтобы эффективно использовать ваше время, вы должны стараться создать как можно более точное понимание действительности. Это подразумевает адекватный анализ всей имеющейся у вас информации: ощущения, факты, логика, интуиция, эмоции и т. д. И конечная цель – суметь сопрягать все эти вещи. Тогда, все, что вы воспринимаете, чувствуете, о чём думаете, говорите и что делаете – все находится в гармонии.
Поиск ошибочных убеждений
У меня гигантский прогресс в данной области, но я определённо не достиг совершенства в сопряжении. Есть множество противоречий, которые предстоит решить. Всякий раз, когда я чувствую неуверенность в какой-то области, я ищу способы проверить себя. Например, эксперимент с миллионом долларов проверяет на целеустремленность. Какую роль целеустремленность играет в достижении результатов? Я не знаю ответа на этот вопрос, но я не могу не замечать возможности модели «провозглашения цели», так как это – очень важная модель, и я наблюдал некоторые многообещающие результаты. Хотя я еще до конца не понял, как это работает. В действительности польза от таких экспериментов в том, что они обеспечивают меня данными, которые я могу использовать для усовершенствования модели окружающей действительности в моём сознании. И чем лучше модель, тем правильнее мои решения и, тем эффективнее поэтому я могу использовать своё время.
Недостаточно просто записать цель и работать над её достижением. Не достаточно даже определить своё предназначение в жизни и жить в соответствии с ним. Откуда вы знаете, разумно ли начинать с этих целей? Случалось ли когда-нибудь так, что вы ставили перед собой цель, а потом понимали, что она глупа и бесполезна? Характеризуя всю вашу жизнь, не назовут ли будущие историки вас «непутёвым»? Откуда вы знаете, что мысленно оглядевшись назад и пересмотрев ваши сегодняшние цели через десять лет, вы не придёте к выводу, что были всё это время на ложном пути? Как расточительно тратить время и жизнь и прилагать столько усилий для достижения целей, которые в конечном итоге не будут иметь смысла.
Точность – это критерий правильности выбранных целей. Если ваши цели основаны на самой корректной модели действительности, которую вы можете построить, то вам не о чем беспокоиться. Вы сделали лучшее, что могли, и можете ожидать лучших результатов. Но точность – это отнюдь не просто. Вот почему, многие из моих целей направлены на повышение точности моих убеждений. Я представляю, что если я не понимаю реальность достаточно хорошо, чтобы быть уверенным в том, что мои цели имеют смысл, то первоочередная задача для меня – повышение точности модели действительности в моём сознании. Пока моя модель кажется точной, я действую согласно ей, но когда я нахожу противоречия, я исправляю модель. Иногда я обнаруживаю, что моя модель настолько негодна, что я полностью отвергаю её, и строю новую с нуля. Конечная цель проверки вашей модели действительности – и есть модель действительности.
Хоть вы, возможно не пожелаете посвятить всю жизнь достижению точности, я думаю, что всё же вы осознаете, что, определив главным идеологическим принципом управления временем точность, а не эффективность, производительность или что-то еще, вы достигнете существенных улучшений. Всякий раз, когда от вас требуется сделать твердое решение, как использовать ваше время, вернитесь на шаг назад, и снова окиньте взором ваше понимание действительности. Что вы считаете правдой? И верные ли для вас действия диктует эта правда? Коль скоро вы знаете правильный алгоритм действий, вы уже можете стараться выполнить его эффективно, результативно и можете применять современные системы управления временем.
Чтобы повысить точность, уменьшайте неточность
Хотя довольно сложно определить, точны ли ваши убеждения, не так сложно найти неточности. Поэтому для начала сфокусируйте именно на этом ваши усилия по совершенствованию управления временем. Признаки неточности убеждений включают хроническое откладывание дел, смешанные эмоции, ложь, саморазрушение, невыполненные цели, страх потерпеть неудачу, страх быть отвергнутым, робость, дипрессия, злость, чувство неудовлетворенности, чувство обиды и носка чересчур мешкообразных штанов со швами, свисающими до колен (вы НЕ выглядите в них клёво, вы выглядите в них как болван).
Обычно не сложно идентифицировать противоречия в ваших внутренних установках. Вероятно, у вас их много, но, возможно, вас учили, что чувствовать противоречивость – это нормально. Я бы сказал, что это широко распространено, но не нормально. Я считаю, что более нормально и естественно быть непротиворечивым. Испытывать смешанные чувства, вообще говоря, неприятное состояние. Когда это происходит, уделите немного времени и напишите о ваших ощущениях на бумаге, и потом исследуйте их как можно подробнее. Большинство людей не делают достаточно глубокого анализа. В итоге вы откроете для себя новую правду, которую ранее не хотели принять. Например, как я описывал ранее, я столкнулся с тем, что не хочу тратить свою жизнь, работая на кого-то, но я должен на что-то жить. Я признавал, что и то, и другое верно (мои внутренние ощущения и окружающая действительность), но эти утверждения создавали противоречие. Это позволило мне разработать гармоничное решение, которое удовлетворяло обоим условиям без необходимости возвращаться в состояние несовместимости. Я предпочёл найти способ хорошо жить без потребности в работе на кого-либо. Поначалу это было непросто, но в дальнейшем стало гораздо легче. Неверные убеждения не приносят вам пользы, так избавьтесь от них, при первой возможности.
Если вы заботитесь о высшем уровне управления временем (точность), остальные части реализуются сами собой. Мои стремления, миссия, роли, цели, проекты и конкретные действия – всё это исходит из моего понимания действительности на данный момент. Исходя из моего понимания действительности, ясны мои стремления. Исходя из моих стремлений, моя миссия ясна, и так далее по списку. Ясность на высшем уровне, создаёт ясность на низшем уровне. Всё еще очень много вариантов для выбора на нижних уровнях, но это всего лишь похоже на выбор аксессуаров для новой машины, которую вы купили. Серьёзное решение уже принято, так что детали не имеют большого значения. Детали формируют оттенки и декорации в вашей жизни, но не влияют на её существенную часть.
Когда речь идёт об управлении временем, верность ваших представлений о действительности будет влиять на ваши результаты. Не так важно, какую конкретную систему вы используете. Стараясь улучшить точность и гармоничность, будьте терпеливы. Поиск лучшей точности непрерывен. Я не уверен, что человек достигнет идеальной точности: если бы это случилось, то мы стали бы богами. Всегда есть еще неточности для устранения, еще есть над чем поэкспериментировать, еще есть данные, которые предстоит сопоставить со своими представлениями о действительности. Не решайтесь на конфликт в вашей жизни, когда можете достигнуть согласия. Иногда уходит год или более на то, чтобы устранить противоречия в сознании, таких как в случае развода или изменений в карьере, но так или иначе время уходит, и вы могли бы использовать его с пользой.